Elektronická spisová služba NanoBite iSSL®
Hledáte řešení Spisové služby, které splní veškeré požadavky vyplývající ze Zákona o archivnictví a spisové službě, případně jiných souvisejících zákonů a předpisů, včetně norem EU či jiných mezinárodních předpisů?
Elektronická spisová služba obstará efektivně široké spektrum úkonů prováděných s vašimi dokumenty – od vytváření, upravování, evidování přes vyhledávání, přijímání i odesílání, až k úschově. Celá aplikace je v moderním designu, je plně webová a tím je i docílená její jednoduchost v ovládání.
S tímto nástrojem lze snadno dostát povinnému využívání datových schránek a zároveň splnit všechny požadavky zákona o elektronických úkonech č. 300/2008 Sb., o archivnictví, spisové službě a autorizované konverzi dokumentů č. 300/2008 Sb.
“zajištění odborné správy dokumentů doručených i dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností”
Elektronická spisová služba podporuje tyto činnosti:
- vytváří, upravuje, eviduje a uchovává vlastní i doručené dokumenty (papírové i elektronické);
- přijímá a odesílá papírové a elektronické dokumenty, podporuje komunikaci s datovými schránkami;
- označuje dokumenty číslem jednacím, včetně dalších potřebných identifikačních znaků (elektronické značky, časová razítka, elektronické podpisy atd.);
- předává a přiděluje dokumenty pro další zpracování a poskytuje kompletní přehled o pohybu a aktuálním stavu dokumentu;
- eviduje termíny úkolů spojených se zpracováním dokumentu;
- archivuje uzavřené dokumenty do spisů;
- eviduje skartační lhůty;
- Tvorba SIP balíčků pro národní archív;
- umožňuje vytváření tiskových sestav a statistik dle platných norem.
Hlavní výhody:
- komplexní správa fyzických i elektronických záznamů;
- shoda s legislativou, nařízeními a směrnicemi;
- minimalizace rizika ztráty dokumentů;
- efektivní vyhledávání informací;
- zajištění dodržování lhůt pro vyřízení dokumentů;
- úspora času a přehlednost při evidování dokumentu;
- dostupnost informací pro procesy rozhodování a schvalování.
iSSL je plně v souladu s národním standardem a je akreditovaná Ministerstvem vnitra České republiky.